Privacyverklaring

Privacyverklaring

Waardenborg | Ultimo Services B.V. | Versie 6 augustus 2026

Waardenborg richt zich voornamelijk op de zakelijke markt. Consumenten kunnen echter eveneens via onze webshop bestellen. Deze privacyverklaring geldt daarom zowel voor zakelijke klanten en hun contactpersonen als voor consumenten. Wij leggen uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gebruiken, met wie wij gegevens kunnen delen en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Waardenborg is een handelsnaam van:
Ultimo Services B.V.
Lage Kanaaldijk 1A 08
6212 AE Maastricht
Nederland

KvK-nummer: 62141694
Btw-nummer: NL854681553B01
Website: www.waardenborg.com
E-mail: info@waardenborg.com

Ultimo Services B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via Waardenborg worden verwerkt. Vragen over deze privacyverklaring of over het gebruik van je persoonsgegevens kun je sturen naar het hierboven genoemde e-mailadres.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens van:

• bezoekers van onze website;
• consumenten die een bestelling plaatsen of een account gebruiken;
• aanvragers en gebruikers van een zakelijk account;
• contactpersonen, bestuurders en medewerkers van zakelijke klanten;
• personen die namens een onderneming een bestelling plaatsen;
• ontvangers van dropshipment- of rechtstreekse leveringen;
• leveranciers, fabrikanten, vervoerders en andere zakenpartners;
• personen die contact met ons opnemen;
• personen die een retour-, garantie- of klachtmelding indienen;
• ontvangers van communicatie of nieuwsbrieven.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je contact met Waardenborg kunnen wij de volgende gegevens verwerken.

Klant-, bedrijfs- en accountgegevens

• naam en, bij zakelijke klanten, functie van de contactpersoon;
• bedrijfsnaam en handelsnaam, indien van toepassing;
• woon-, vestigings-, factuur- en afleveradres;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• KvK-nummer en btw-identificatienummer, indien van toepassing;
• land van woonplaats of vestiging;
• gebruikersnaam, accountgegevens en accountvoorkeuren;
• gegevens over de beoordeling en goedkeuring van een zakelijk account.

Bestel- en betaalgegevens

• bestelde artikelen en aantallen;
• ordernummer en orderhistorie;
• factuur- en aflevergegevens;
• betaalmethode en betaalstatus;
• facturen, creditnota’s en terugbetalingen;
• bankrekeningnummer, wanneer dit nodig is voor een betaling of terugbetaling;
• verzendinformatie, track-and-tracegegevens en afleverbevestigingen;
• informatie over retouren, annuleringen, herroeping, garantie en reparaties.

Wij ontvangen in beginsel niet de volledige betaalkaart- of inloggegevens die je bij een betaaldienstverlener gebruikt. Deze gegevens worden doorgaans rechtstreeks door de betreffende betaaldienstverlener verwerkt.

Gegevens bij dropshipping

Wanneer een zakelijke klant een bestelling rechtstreeks bij een eindontvanger laat bezorgen, kunnen wij de naam, het afleveradres, telefoonnummer en e-mailadres van die ontvanger verwerken. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor verwerking, bezorging en eventuele nazorg van de bestelling. De zakelijke klant die deze gegevens verstrekt, is ervoor verantwoordelijk dat hij deze rechtmatig met ons mag delen en de ontvanger hierover informeert.

Communicatie- en servicegegevens

• inhoud van e-mails en contactformulieren;
• telefonische gespreksnotities;
• vragen, verzoeken en gemaakte afspraken;
• correspondentie over bestellingen, leveringen en betalingen;
• informatie die je zelf aan ons verstrekt.

Retour-, garantie- en klachtgegevens

Bij een retour, herroeping, defect, garantieclaim of klacht kunnen wij onder meer verwerken:

• naam en contactgegevens;
• bedrijfsnaam, indien van toepassing;
• order-, factuur- en serienummers;
• omschrijving van het probleem;
• foto’s, video’s of andere bewijsstukken;
• correspondentie over de melding;
• informatie over onderzoek, reparatie, vervanging of vergoeding;
• afspraken en de uiteindelijke afhandeling.

Stuur bij voorkeur geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens mee wanneer die niet noodzakelijk zijn voor de behandeling van de melding.

Website- en technische gegevens

• IP-adres;
• browsertype en apparaat;
• datum en tijd van het bezoek;
• bezochte pagina’s en verwijzende website;
• sessie- en inloggegevens;
• foutmeldingen en technische loggegevens;
• cookievoorkeuren.

Meer informatie over cookies staat in onze cookieverklaring.

Marketinggegevens

• naam en e-mailadres;
• bedrijf en functie, indien van toepassing;
• interesses en eerdere aankopen;
• verzend-, ontvangst- en klikgegevens van e-mails;
• aan- en afmeldvoorkeuren.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• aanmaken, beveiligen en beheren van klantaccounts;
• beoordelen van zakelijke accountaanvragen en controleren van bedrijfs-, KvK- en btw-gegevens;
• opstellen en uitvoeren van offertes en overeenkomsten;
• verwerken, factureren, betalen en leveren van bestellingen;
• verzorgen van dropshipping en rechtstreekse leveringen;
• informeren over voorraad, levering en orderstatus;
• behandelen van herroeping, retouren, annuleringen, garantieclaims en reparaties;
• beantwoorden van vragen en verlenen van klantenservice;
• onderzoeken en afhandelen van klachten;
• voorkomen en onderzoeken van fraude, misbruik en betalingsrisico’s;
• beveiligen en technisch onderhouden van onze website en systemen;
• voeren van onze financiële en fiscale administratie;
• vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische aanspraken;
• verbeteren van onze website, dienstverlening en bedrijfsprocessen;
• versturen van serviceberichten en, voor zover wettelijk toegestaan, aanbiedingen;
• voldoen aan wettelijke verplichtingen en verzoeken van bevoegde instanties.

5. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Uitvoering van een overeenkomst of stappen voorafgaand daaraan

Veel gegevens zijn nodig om op jouw verzoek een accountaanvraag of offerte te behandelen en om een bestelling, levering, retour, herroeping, garantieclaim of andere overeenkomst uit te voeren. Zonder deze gegevens kunnen wij onze producten of dienstverlening mogelijk niet aanbieden.

Wettelijke verplichting

Wij zijn verplicht bepaalde gegevens te bewaren en te verstrekken, bijvoorbeeld voor onze belastingadministratie, facturatie, btw-controle, naleving van consumentenrecht en wanneer een bevoegde overheidsinstantie daar wettelijk om vraagt.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd bedrijfsbelang. Dit geldt bijvoorbeeld voor beveiliging, fraudepreventie, verbetering van onze dienstverlening, vastlegging van communicatie, behandeling van klachten en juridische geschillen en – binnen de wettelijke grenzen – het benaderen van bestaande klanten met relevante aanbiedingen. Wij wegen daarbij ons belang af tegen jouw privacybelangen.

Toestemming

Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of marketingactiviteiten, kun je deze toestemming altijd intrekken. Het intrekken heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

6. Controle van KvK- en btw-gegevens

Omdat Waardenborg zich voornamelijk op zakelijke klanten richt, kunnen wij bij zakelijke accountaanvragen en bestellingen bedrijfsgegevens en KvK- of btw-nummers controleren. Deze controles zijn niet van toepassing op consumenten die als particulier bestellen, tenzij concrete omstandigheden een aanvullende controle rechtvaardigen.

Bij zakelijke controles kunnen wij openbare handelsregisters en Europese systemen zoals VIES raadplegen. Wij kunnen de uitkomst vastleggen in het klantaccount of onze administratie. Geautomatiseerde controles kunnen onderdeel zijn van de beoordeling. Wij nemen echter geen besluiten met aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.

7. Van wie ontvangen wij persoonsgegevens?

De meeste persoonsgegevens ontvangen wij rechtstreeks van jou of, bij zakelijke contacten, van de onderneming waarvoor je werkt. Daarnaast kunnen wij gegevens ontvangen van:

• je werkgever, opdrachtgever of zakenpartner;
• een zakelijke klant, bijvoorbeeld bij dropshipping;
• openbare handelsregisters en VIES;
• betaaldienstverleners en banken;
• vervoerders en fulfilmentpartners;
• leveranciers, fabrikanten en reparatiepartners;
• fraude- en beveiligingsdienstverleners;
• openbare zakelijke bronnen, voor zover het gebruik daarvan wettelijk is toegestaan.

8. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet. Wij kunnen gegevens delen met partijen die deze nodig hebben om hun werkzaamheden voor ons of voor de klant uit te voeren, waaronder:

• hosting-, website-, IT-, e-mail- en communicatiedienstverleners;
• betaaldienstverleners en banken;
• boekhouders, accountants en administratiesoftware;
• vervoerders, fulfilmentbedrijven en magazijnpartners;
• leveranciers, distributeurs, fabrikanten, reparateurs en garantiepartners;
• leveranciers die een dropshipment rechtstreeks verzenden;
• fraude-, beveiligings- en incassodienstverleners;
• verzekeraars;
• juridische adviseurs en andere professionele dienstverleners;
• overheidsinstanties, toezichthouders, rechtbanken of opsporingsinstanties wanneer wij daartoe verplicht zijn.

Partijen die persoonsgegevens uitsluitend namens ons verwerken, moeten deze passend beveiligen en mogen ze niet voor eigen doeleinden gebruiken. Waar wettelijk nodig sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Sommige partijen, zoals banken, betaaldienstverleners, vervoerders en overheidsinstanties, kunnen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Op hun verwerking is hun eigen privacyverklaring van toepassing.

9. Persoonsgegevens bij klachten

Wanneer je een klacht indient, gebruiken wij de verstrekte gegevens om de klacht te registreren, je identiteit en bestelling te controleren, de klacht te onderzoeken, contact met je op te nemen, informatie bij betrokken partijen op te vragen, een oplossing te bepalen en de afhandeling vast te leggen. Ook kunnen wij de gegevens gebruiken om juridische aanspraken vast te stellen of te verdedigen.

Wanneer nodig kunnen wij relevante informatie delen met bijvoorbeeld een leverancier, fabrikant, vervoerder, reparateur, verzekeraar of juridisch adviseur. Wij delen niet meer informatie dan redelijkerwijs noodzakelijk is.

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of mogelijk juridisch geschil een langere termijn noodzakelijk maakt. Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen:

• Accountgegevens: zolang het account actief is en maximaal twee jaar na beëindiging of de laatste relevante activiteit.
• Afgewezen of niet-afgeronde zakelijke accountaanvragen: maximaal twaalf maanden na de aanvraag.
• Bestel-, factuur- en betaalgegevens: minimaal zeven jaar voor de fiscale administratie.
• Offertes zonder overeenkomst: maximaal twee jaar na het laatste contact.
• Klantenservice en algemene correspondentie: maximaal twee jaar na afhandeling.
• Retour-, herroepings-, garantie- en klachtendossiers: maximaal twee jaar na definitieve afhandeling, tenzij langere bewaring nodig is voor garantie, een juridische aanspraak of een geschil.
• Technische log- en beveiligingsgegevens: in beginsel maximaal twaalf maanden, tenzij langer nodig voor onderzoek naar een beveiligingsincident of misbruik.
• Marketinggegevens: totdat je je afmeldt of bezwaar maakt. Daarna kunnen wij minimale gegevens bewaren om te voorkomen dat je opnieuw wordt benaderd.

Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of om een rechtsvordering vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

11. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land waarvoor geen adequaatheidsbesluit geldt, zorgen wij voor passende waarborgen. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen en aanvullende beveiligingsmaatregelen. Je kunt contact opnemen voor meer informatie over de waarborgen bij een specifieke doorgifte.

12. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, ongewenste wijziging, onrechtmatige verstrekking en vernietiging. Afhankelijk van de verwerking gaat het onder meer om toegangsbeveiliging, beperkte gebruikersrechten, beveiligde verbindingen, back-ups, logging, updates en afspraken met dienstverleners.

Geen enkel digitaal systeem kan volledige veiligheid garanderen. Denk je dat persoonsgegevens of een account niet goed zijn beveiligd, neem dan zo snel mogelijk contact met ons op.

13. Je privacyrechten

Je hebt, voor zover de AVG daarop recht geeft, het recht om:

• inzage te vragen in je persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking;
• gegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken;
• bezwaar te maken tegen direct marketing.

Een verzoek kun je sturen naar info@waardenborg.com. Vermeld voldoende informatie om duidelijk te maken op welke gegevens het verzoek betrekking heeft. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren, maar vragen niet meer dan noodzakelijk.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij ingewikkelde of meerdere verzoeken kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. Sommige rechten zijn niet onbeperkt. Wij kunnen bijvoorbeeld gegevens moeten bewaren vanwege een wettelijke bewaarplicht of een geschil.

14. Bezwaar tegen marketing

Je kunt je op ieder moment afmelden voor commerciële e-mails via de afmeldmogelijkheid in het bericht of door contact met ons op te nemen. Voor consumenten versturen wij elektronische commerciële communicatie alleen voor zover dit wettelijk is toegestaan, bijvoorbeeld op basis van toestemming of binnen de wettelijke uitzondering voor bestaande klanten.

Na afmelding kunnen wij nog noodzakelijke serviceberichten sturen, bijvoorbeeld over een bestelling, factuur, beveiligingsmelding of wijziging van een overeenkomst.

15. Klacht over de verwerking van persoonsgegevens

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@waardenborg.com. Wij proberen de vraag of klacht zo snel mogelijk op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht om een privacyklacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een klacht over een bestelling, product, levering of onze dienstverlening kun je indienen volgens onze afzonderlijke klachtenregeling.

16. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites van leveranciers, fabrikanten, betaaldienstverleners of andere externe partijen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens op deze externe websites. Raadpleeg daarvoor de privacyverklaring van de betreffende partij.

17. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij klanten daar aanvullend over informeren.

18. Contact

Voor vragen, verzoeken of klachten over privacy kun je contact opnemen met:

Waardenborg / Ultimo Services B.V.
Lage Kanaaldijk 1A 08
6212 AE Maastricht
Nederland

KvK-nummer: 62141694
Btw-nummer: NL854681553B01
E-mail: info@waardenborg.com